Beschäftigte
Personalnummer · Name · Tätigkeit · Abteilung · Führungskraft · Eintritt · Status
Ein Datensatz pro Person, mit verknüpfter Abteilung und Führungskraft.
Eine Mitarbeiterdatenbank für aktuelle Personalübersichten
Aus Ihrer Personalliste werden verknüpfte Datensätze. Organisieren Sie Abteilungen, Zuständigkeiten und Beschäftigungsstatus und erstellen Sie passende Ansichten.
- Erstelle eine Mitarbeiterdatenbank mit Abteilungen, Führungskräften und durchsuchbaren Profilen.
- Baue ein Personalverzeichnis mit Standortfiltern und festen Personalnummern.
- Verknüpfe Beschäftigte mit Schulungsaufgaben, Zuständigkeiten und Terminen.
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Ein Mitarbeiterverzeichnis ausprobieren
Suchen Sie nach Personen oder Personalnummern, filtern Sie nach Abteilung und öffnen Sie ein Profil. Die leere CSV-Vorlage hilft beim Vorbereiten Ihrer eigenen Liste.
6 Beschäftigte
Personalprofil
Alex Winter
EMP-001
- Abteilung
- Fertigung
- Beschäftigungsstatus
- Aktiv
- Eintrittsdatum
- 08.04.2024
- Führungskraft
- Sascha Neumann
- Arbeitsort
- Werk
Interaktives Beispiel mit erfundenen Personen. Änderungen bleiben in dieser Vorschau.
Die Datei enthält nur Spaltenüberschriften. Öffnen Sie die Personalnummernspalte in Ihrer Tabellenkalkulation als Text.
Was gehört in eine Mitarbeiterdatenbank?
Personalnummer, Abteilung, Tätigkeit, Führungskraft, Arbeitsort und Beschäftigungsstatus bilden einen brauchbaren Ausgangspunkt. Die Personalabteilung pflegt den zentralen Bestand; andere Personen nutzen ein passendes Verzeichnis oder eine Anwendung. Eine feste Personalnummer unterscheidet auch namensgleiche Beschäftigte und bleibt bei einem Abteilungswechsel erhalten. Ergänzen Sie zunächst nur Angaben, die Sie für die tägliche Zusammenarbeit tatsächlich brauchen.
Vorhandene Personallisten weiterverwenden
Beginnen Sie mit der Tabelle, die Ihr Team bereits pflegt. Jede Zeile steht für eine Person. Prüfen Sie nach dem Import Feldtypen, Datensätze und Verknüpfungen und bewahren Sie die Quelldatei zum Abgleich auf.
- Eindeutige Stammdaten
- Vereinheitlichen Sie Personalnummern, Abteilungsnamen und Datumsangaben. Klären Sie Dubletten vor der Übernahme.
- Bestehende Datenquellen
- Wählen Sie einen unterstützten Connector im Eingabefeld. Autorisieren Sie den Zugriff in Teable und beschränken Sie die Auswahl auf benötigte Daten.
- Organisationswissen ergänzen
- Eine zugängliche Organisationsseite oder ein Handbuch kann Begriffe und Strukturen liefern. Vertrauliche Personaldaten bleiben in freigegebenen Quellen.
Abteilungen und Führungskräfte verknüpfen
Pflegen Sie Abteilungen als eigene Datensätze und verknüpfen Sie Beschäftigte sowie Führungskräfte. So wird eine Abteilungsbezeichnung an einer Stelle gepflegt, statt in mehreren Listen nachgetragen zu werden.
- Beständige Personalnummer
- Bei Versetzungen ändern Sie die Zuordnung, nicht die Identität des Datensatzes.
- Ansichten statt Dateikopien
- Erstellen Sie Übersichten für aktive Beschäftigte, Neueintritte oder Standorte auf demselben Datenbestand.
- Passende Anwendungsseiten
- Lassen Sie Teable AI ein Verzeichnis mit Profilseiten erstellen und passen Sie Felder und Aktionen im Dialog an.
Verzeichnis und vertrauliche Personalakten trennen
Im allgemeinen Verzeichnis reichen meist Name, Tätigkeit und beruflicher Kontakt. Private Unterlagen gehören in einen eingeschränkten Bereich mit entsprechend konfigurierten Daten- und Anwendungsrechten.
- Kolleginnen und Kollegen
- Zeigen Sie Angaben zur Zusammenarbeit, nicht Gehalt, Ausweisdokumente oder private Telefonnummern.
- Personalverantwortliche
- Legen Sie Zuständigkeiten für Teamzuordnung und Status fest. Nutzen Sie die Berechtigungsfunktionen Ihres Tarifs.
- Zugriff praktisch prüfen
- Testen Sie Lesen und Bearbeiten mit verschiedenen Konten, auch mit einem Konto ohne Zugriffsberechtigung.
Drei Tabellen für einen klaren Personalbestand
Trennen Sie Stammdaten, Organisation und Nachverfolgung. Vertrauliche Dokumente erhalten bei Bedarf einen eigenen eingeschränkten Bereich.
Abteilungen
Abteilungsnummer · Bezeichnung · Leitung · Standort
Organisatorische Angaben einmal pflegen und die zugehörigen Personen darüber finden.
Personalaufgaben
Person · Aufgabe · Zuständigkeit · Termin · Status
Arbeitsplatzvorbereitung oder Versetzungsaufgaben direkt mit der Person verbinden.
Konkrete Ausgangspunkte zum Kopieren
Produktion und Verwaltung
Die Personalstelle braucht eine gemeinsame Übersicht über Werk und Büro.
Erstelle eine Mitarbeiterdatenbank für einen Fertigungsbetrieb mit Werk und Verwaltung. Verknüpfe Personalnummer, Abteilung, Führungskraft und Standort. Erstelle Ansichten für aktive Beschäftigte und Neueintritte. Trenne das interne Kontaktverzeichnis von vertraulichen Personalunterlagen und lasse die Zugriffsrechte konfigurierbar.
Qualifikationen im Blick
Teamleitungen möchten Schulungen den richtigen Beschäftigten zuordnen.
Baue eine Mitarbeiterdatenbank mit separaten Tabellen für Qualifikationen und absolvierte Schulungen. Verknüpfe Teilnahme, Datum und zuständige Person über die Personalnummer. Erstelle eine Übersicht offener Schulungsaufgaben mit Termin und Verantwortlichen. Halte private Unterlagen außerhalb des allgemeinen Verzeichnisses.
Standortwechsel koordinieren
Ein Wechsel soll die Personalidentität und offene Aufgaben erhalten.
Erstelle eine Personalübersicht für mehrere Standorte. Behalte feste Personalnummern bei und erfasse Standortwechsel in einer eigenen Tabelle mit Wirksamkeitsdatum. Verknüpfe Übergabeaufgaben mit Zuständigkeit und Status. Zeige aktuelle Zuordnungen im Mitarbeiterprofil und frühere Wechsel separat.
Dateiliste oder verknüpfter Personalbestand
| Aufgabe | Personaltabelle | Mitarbeiterdatenbank in Teable |
|---|---|---|
| Stammdaten pflegen | Einfach bei einer zuständigen Person; Kopien müssen abgeglichen werden. | Verknüpfte Personen und Abteilungen im gemeinsamen Projekt. |
| Übersichten erstellen | Zeilen filtern und Dateien weitergeben. | Ansichten und Anwendungsseiten auf demselben Bestand. |
| Zugriff regeln | Dateifreigaben und Zellschutz sorgfältig einrichten. | Daten- und Anwendungsrechte entsprechend dem Tarif konfigurieren. |
Von der Liste zum gepflegten Verzeichnis
- 1
Eine kleine Stichprobe vorbereiten
Klären Sie Pflichtfelder, Personalnummern und Zuständigkeiten für Eintritte, Wechsel und Austritte.
- 2
Aufbauen und abgleichen
Beschreiben Sie die Datenbank oder laden Sie eine Tabelle hoch. Prüfen Sie Struktur, Anzahl und Verknüpfungen anhand der Quelle.
- 3
Gezielt freigeben
Konfigurieren und testen Sie Rechte. Laden Sie passende Rollen ein und benennen Sie eine Person für die laufende Pflege.
Fragen zur Mitarbeiterdatenbank
Gibt es eine kostenlose Vorlage?
Die leere CSV-Vorlage ist ohne Anmeldung kostenlos. Teables Free-Tarif enthält App Builder und ein einmaliges KI-Kontingent. Danach können Sie für weitere KI-Aufgaben auf einen Bezahltarif wechseln. Aktuelle Grenzen stehen auf der Tarifseite. Teable-Tarife vergleichen
Kann ich eine vorhandene Excel-Liste nutzen?
Ja. Verwenden Sie eine Kopfzeile und eine Zeile pro Person. Prüfen Sie Personalnummern, Dubletten und Datumsformate sowie nach dem Import die Feldtypen und Verknüpfungen.
Wie bleiben Abteilungen aktuell?
Nutzen Sie verknüpfte Abteilungs- und Führungskraftdatensätze. Bei einem Wechsel ändern Sie die Zuordnung. Eine zusätzliche Änderungstabelle kann frühere Zuordnungen mit Datum festhalten.
Lässt sich der Zugriff einschränken?
Konfigurieren Sie Daten- und Anwendungsrechte mit den Funktionen Ihres Tarifs. Trennen Sie allgemeine Angaben von vertraulichen Daten und prüfen Sie das Lesen und Bearbeiten mit repräsentativen Konten.
Kann daraus ein Mitarbeiterportal werden?
Sie können Anwendungsseiten, Formulare und Aufgaben um dieselben Datensätze aufbauen. Konfigurieren Sie Anmeldung und Zugriffsregeln passend zum Prozess. Die Seite zum Mitarbeiterportal zeigt weitere Beispiele.
Ersetzt das eine Lohnabrechnung?
Nutzen Sie die Struktur für Personalstammdaten und organisatorische Aufgaben. Lohnberechnung, Meldungen und spezialisierte Personalprozesse bleiben in den dafür zuständigen Systemen.
Was passiert bei einem Austritt?
Pflegen Sie Status und gegebenenfalls Austrittsdatum, entziehen Sie Zugriffe nach Ihrem Verfahren und filtern Sie ausgeschiedene Personen aus aktiven Ansichten. Regeln Sie Aufbewahrung und Löschung gemäß Ihren organisatorischen Anforderungen.
