Collaborateurs
Matricule · Nom · Poste · Service · Responsable · Arrivée · Statut
Une fiche par personne, avec un service et un responsable reliés.
Une base de données du personnel reliée à vos équipes
Transformez votre fichier du personnel en fiches reliées. Organisez les services, les responsables et les statuts, puis créez les vues utiles à votre équipe.
- Crée une base du personnel avec services, responsables et fiches consultables.
- Construis un annuaire par agence avec des matricules stables.
- Relie les collaborateurs aux missions et aux tâches d'arrivée.
Adopté par les équipes de
Essayez un annuaire consultable
Recherchez une personne, filtrez par service et ouvrez sa fiche. Téléchargez le modèle CSV vierge pour préparer votre fichier avant de l'importer dans Teable.
6 collaborateurs
Fiche du collaborateur
Camille Laurent
EMP-001
- Service
- Conseil
- Statut
- En poste
- Date d'arrivée
- 8 avr. 2024
- Responsable
- Sacha Perrin
- Lieu de travail
- Agence
Exemple interactif avec des personnes fictives. Les modifications restent dans cet aperçu.
Le fichier contient uniquement les en-têtes. Ouvrez la colonne matricule au format texte dans votre tableur.
Que mettre dans une base de données du personnel ?
Le matricule, le service, le poste, le responsable, le lieu de travail et le statut constituent un point de départ utile. Les RH tiennent la base à jour ; les autres équipes consultent un annuaire ou une application adaptée. Un matricule stable distingue les homonymes et conserve les liens lors d'une mobilité. Ajoutez d'abord les informations nécessaires au travail quotidien, puis les dossiers complémentaires selon vos processus.
Repartir de vos fichiers existants
Gardez une ligne par personne et des colonnes cohérentes. Après l'import, vérifiez les types de champs, les liens et un échantillon de fiches. Conservez le fichier source pour comparer les résultats.
- Des identifiants stables
- Uniformisez les matricules, les noms de services et les dates. Réglez les doublons avant de reprendre la tenue quotidienne.
- Des sources déjà utilisées
- Choisissez un connecteur compatible dans l'éditeur, puis autorisez le compte dans Teable et limitez les données au besoin concerné.
- Le contexte de votre organisation
- Une page d'organisation accessible ou un livret peut guider les intitulés. Gardez les données RH confidentielles dans les sources autorisées.
Relier les personnes à leur organisation
Créez un service comme une fiche à part entière et reliez-y les collaborateurs. Le responsable renvoie lui aussi à une fiche. Une modification d'intitulé se gère alors au bon endroit, au lieu de réécrire plusieurs listes.
- Une identité conservée
- Lors d'une mobilité, modifiez l'affectation tout en conservant le matricule et les liens.
- Des vues par besoin
- Retrouvez les arrivées, les personnes en poste ou un site sans entretenir plusieurs fichiers.
- Des pages adaptées
- Demandez à Teable AI de créer un annuaire et des fiches, puis ajustez les champs et actions par la conversation.
Distinguer annuaire et dossiers confidentiels
L'annuaire partagé sert à trouver un collègue et son rôle. Les pièces personnelles et autres informations sensibles restent dans un espace restreint, avec des droits configurés sur l'application et les données.
- Pour les collègues
- Affichez les coordonnées professionnelles utiles, pas les salaires, les pièces d'identité ni les contacts privés.
- Pour les RH et responsables
- Précisez qui modifie les affectations et les statuts, avec les fonctions de permissions de votre offre.
- Vérifier les accès
- Testez lecture et modification avec plusieurs rôles, y compris un compte qui ne doit rien consulter.
Trois tables pour structurer le suivi
Séparez les fiches du personnel, les services et les actions à mener. Ajoutez un espace restreint lorsque vous introduisez des documents privés.
Services
Identifiant · Intitulé · Responsable · Site
Les informations d'organisation se maintiennent une seule fois et regroupent les personnes associées.
Actions RH
Collaborateur · Action · Référent · Échéance · Statut
Reliez la préparation du poste ou une mobilité à la personne concernée.
Trois besoins à transformer en point de départ
Un cabinet de conseil multisite
Les RH ont besoin d'une liste stable, indépendamment des missions en cours.
Crée une base du personnel pour un cabinet de conseil. Sépare service de rattachement, site et missions dans des tables reliées par un matricule stable. Ajoute une recherche par compétence et poste, des fiches individuelles et une vue des nouvelles arrivées. Réserve les documents privés aux rôles RH configurés.
Les arrivées dans une association
L'équipe administrative coordonne salariés et intervenants sans mélanger les catégories.
Construis une base pour une association avec salariés et intervenants externes clairement distingués. Relie chaque personne à une antenne et à un référent. Ajoute les dates de collaboration, le statut et une liste de préparation avec responsable et échéance. Prévois un annuaire limité aux informations professionnelles.
Une mobilité entre agences
La même personne garde son dossier malgré un changement de rattachement.
Crée un suivi des mobilités entre agences relié à la base collaborateurs. Garde le matricule, conserve ancienne et nouvelle affectation avec date d'effet et crée les tâches de passation. Affiche la situation actuelle sur la fiche et l'historique des changements dans une table distincte.
Un fichier à partager ou une base reliée
| Besoin | Tableau du personnel | Base du personnel dans Teable |
|---|---|---|
| Tenir les fiches | Simple avec un seul référent ; les copies demandent un rapprochement. | Des collaborateurs et services reliés dans un projet partagé. |
| Consulter les équipes | Filtrer les lignes et transmettre un fichier. | Des vues et pages d'application sur les mêmes données. |
| Gérer les accès | Configurer soigneusement partage du fichier et protection des cellules. | Configurer les droits sur les données et l'application selon l'offre. |
Du fichier à un annuaire entretenu
- 1
Préparer quelques fiches
Choisissez les champs utiles et fixez les matricules, les intitulés et le responsable des mises à jour.
- 2
Construire et rapprocher
Décrivez la base ou joignez un tableau. Contrôlez structure, nombre de fiches et liens avec le fichier source.
- 3
Ouvrir aux bons rôles
Configurez les droits et testez les actions courantes avant d'inviter les équipes. Attribuez la maintenance des arrivées et départs.
Questions sur la base du personnel
Puis-je utiliser un modèle gratuit ?
Le CSV vierge est gratuit sans connexion. L'offre Free de Teable comprend App Builder et un quota d'IA accordé une seule fois. Une fois épuisé, passez à une offre payante pour poursuivre les tâches IA. Consultez les tarifs pour les limites actuelles. Comparer les offres Teable
Puis-je reprendre mon tableau Excel ?
Oui. Prévoyez une ligne d'en-têtes et une ligne par personne. Vérifiez les matricules, les doublons et les dates, puis les types de champs et les liens après l'import.
Comment actualiser les services ?
Reliez les fiches aux services et responsables au lieu de ressaisir leurs noms. Mettez l'affectation à jour lors d'une mobilité. Une table d'historique peut conserver les changements et leurs dates.
Peut-on limiter l'accès aux dossiers ?
Configurez les droits sur l'application et les données avec les fonctions de votre offre. Séparez annuaire et dossiers confidentiels, puis vérifiez lecture et modification avec des comptes représentatifs.
Peut-on ajouter un portail salarié ?
Vous pouvez construire des pages, formulaires et tâches autour des mêmes fiches. Configurez la connexion et les droits selon votre processus. La page du portail salarié présente d'autres exemples.
Cela remplace-t-il la paie ?
Utilisez cette structure pour les fiches et les actions opérationnelles. Les calculs de paie, déclarations et processus spécialisés restent dans les systèmes chargés de ces fonctions.
Comment gérer les départs ?
Renseignez le statut et la date de fin utiles, retirez les accès selon votre procédure et excluez les départs des vues actives. Définissez conservation et suppression selon les exigences de votre organisation.
