社員
社員番号・氏名・職種・部署・上長・入社日・状況
一人一レコードで、部署と上長を関連付けます。
従業員データベースで社員名簿をつなぐ
社員番号を軸に、部署・上長・在籍状況を整理。使い慣れた名簿から、チームで参照できる社員情報と画面を作ります。
- 部署と上長を関連付けた従業員データベースを作成。
- 社員番号を固定し、拠点別に検索できる名簿を作成。
- 社員情報に入社準備を関連付け、担当者と期限を管理。
世界中のチームに信頼されています
検索できる社員名簿を試す
氏名や社員番号で検索し、部署で絞り込んで社員情報を確認できます。空のCSVテンプレートを使って、Teableへ取り込む名簿も準備できます。
6名の社員
社員情報
青木 葵
EMP-001
- 部署
- 店舗運営
- 在籍状況
- 在籍
- 入社日
- 2024/04/08
- 上長
- 高瀬 光
- 勤務拠点
- 本社
架空の社員を使った操作例です。変更はこのプレビュー内にとどまります。
ファイルは見出し行のみです。表計算ソフトでは社員番号の列を文字列として開いてください。
従業員データベースに何をまとめる？
社員番号、部署、職種、上長、勤務拠点、在籍状況が基本となります。人事が元データを管理し、他のメンバーは用途に合った名簿やアプリから参照します。社員番号を固定すれば、同姓同名の区別や異動後の関連付けも維持しやすくなります。まずは日常の連携に必要な項目をそろえ、業務に応じて関連情報を追加していきます。
既存の社員名簿を活用する
一人につき一行、項目ごとに一列で整理します。取り込み後は型や関連付けを確認し、元のファイルと件数や代表的な社員情報を照合します。
- 社員番号と表記を統一
- 部署名や日付形式をそろえ、重複レコードを整理してから日常の管理に使います。
- 既存のデータソースを利用
- 入力欄で対応するコネクターを選択します。Teable内でアカウントを認証し、必要な情報だけを選びます。
- 組織の背景を資料から補足
- 参照可能な組織紹介や手引きを部署名・構成の参考にできます。機密の社員情報はアクセス権のあるソースで扱います。
部署と上長を社員情報に関連付ける
部署を独立したレコードとして管理し、社員を紐付けます。上長も社員レコードに関連付ければ、部署名の変更などを複数の名簿に書き直す手間を減らせます。
- 異動しても同じ社員番号
- 所属や勤務拠点を更新し、本人の識別情報と既存の関連付けは維持します。
- 用途に合わせたビュー
- 在籍者、入社予定者、拠点別など、同じデータから必要な一覧を作成できます。
- 使いやすい画面にする
- Teable AIに名簿や詳細画面の作成を依頼し、表示項目や操作を会話で調整します。
共有名簿と人事の機密資料を分ける
共有名簿には氏名・職種・業務連絡先などを掲載します。個人書類は制限した領域に置き、アプリと元データの両方でアクセス範囲を設定します。
- 同僚が参照する情報
- 連携に必要な業務情報を示し、給与・本人確認書類・私用連絡先は一般名簿に含めません。
- 人事と管理者の更新範囲
- 所属や在籍状況を誰が更新するか決め、契約プランの権限機能を使って設定します。
- 実際のアカウントで確認
- 権限のないアカウントも含め、閲覧と編集をテストします。所属や役割の変更後も確認します。
三つの関連テーブルで整理する
社員の基本情報、部署の構成、対応事項を分けます。機密書類を追加するときは、別途アクセスを制限した領域を設けます。
部署
部署番号・名称・責任者・拠点
組織情報をまとめて管理し、関連する社員を確認します。
人事の対応事項
社員・内容・担当者・期限・状況
入社準備や引き継ぎを本人のレコードにつなげます。
業務に合わせてコピーして始める
店舗間の異動を管理
所属先が変わっても同じ社員として履歴を残します。
複数店舗の従業員データベースを作成してください。社員・店舗・部署・上長を固定社員番号で関連付けます。異動は発令日と異動前後の所属を別テーブルに記録し、現在の所属を社員画面に表示してください。人事専用情報と共有名簿の権限を分けて設定できる構成にします。
年度の入社準備
配属先と総務がそれぞれ準備すべき事項を確認します。
入社予定者の社員情報と準備タスクを関連付けたアプリを作ってください。入社日・配属部署・受入担当者を登録し、機器手配と初日案内に担当者・期限・状況を付けます。入社月別と未完了タスクのビューを用意し、私的な書類は一般名簿から分離します。
兼務を所属と分けて記録
主所属と別の役割を混同せずに参照できるようにします。
主所属と兼務を分けて管理できる社員データベースを作成してください。社員・部署・兼務のテーブルを設け、兼務先、役割、開始日、終了日を関連付けます。社員詳細に現在の担当を表示し、人事が更新できる権限と業務情報を参照する権限を設定できるようにします。
表計算の名簿と関連データの使い分け
| 目的 | 表計算の社員名簿 | Teableの従業員データベース |
|---|---|---|
| 資料を更新 | 一人の管理には手軽。複数コピーは照合が必要。 | 社員と部署を同じプロジェクトで関連付けて管理。 |
| チームを調べる | 行を絞り込んでファイルを共有。 | 同じデータに対してビューやアプリ画面を作成。 |
| アクセスを制限 | ファイル共有とセル保護を設定。 | プランに応じてアプリとデータの権限を設定。 |
名簿から、継続して使う社員情報へ
- 1
少量の見本を準備
項目、社員番号、部署名と、入社・異動・退職時の更新担当を決めます。
- 2
作成して照合
要件を記入するか表を添付し、構造・件数・関連を元資料と比較します。
- 3
役割に応じて共有
権限を設定して実際の操作を試し、利用者を招待します。継続的な更新担当も決めます。
従業員データベースのよくある質問
無料のテンプレートはありますか？
空のCSVはログインなしで無料ダウンロードできます。TeableのFreeプランにはApp Builderと初回のみのAI利用枠が含まれます。使い切った後は有料プランへ変更してAI作業を続けられます。現在の上限は料金ページで確認できます。 Teableのプランを比較
今のExcel名簿を利用できますか？
利用できます。見出し行と一人一行の形式で、社員番号・重複・日付を確認してください。取り込み後も型と関連付けを確認します。
部署の変更はどう反映しますか？
部署と上長を関連レコードとして扱い、異動時に社員の所属を更新します。過去の所属が必要なら、適用日を持つ変更履歴テーブルを追加します。
社員情報の閲覧を制限できますか？
プランで利用できる機能を使い、アプリとデータの権限を設定します。共有名簿と機密情報を分け、代表的なアカウントで閲覧と編集を確認してください。
社員向けポータルにもできますか？
同じデータを使って画面、フォーム、対応事項を追加できます。ログインと権限を業務に合わせて設定します。社員ポータルのページでは申請や入社準備の例も紹介しています。
給与計算システムの代わりになりますか？
この構成は社員情報と日常の連携に向いています。給与計算、届出、専門的な人事手続きは担当するシステムで運用し、必要なデータ連携を検討してください。
退職者の情報はどう管理しますか？
必要な退職状況と終了日を記録し、社内の手順でアクセスを取り消します。在籍者のビューから除外し、組織の要件に応じて保存・削除の運用を定めます。
